O bom relacionamento com fornecedores estimula a colaboração intensa entre as partes. Na gestão de terceiros, é a chave para entregas mais satisfatórias, assim como para mitigar riscos.
Uma comunicação eficaz favorece o tráfego de informações e documentos para cumprir as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Também influencia prazos e adequação das atividades aos padrões de qualidade.
Neste conteúdo, conheça as soluções da BexUp para uma comunicação eficaz e simplifique a gestão de terceiros!
A importância da comunicação eficaz no relacionamento com fornecedores
Caso a empresa não acompanhe as atividades, nascem riscos operacionais, legais e financeiros. É possível desde receber entregas insatisfatórias até sofrer processos judiciais por falhas no cumprimento da legislação e acidentes de trabalho. Por esses motivos, a comunicação é essencial no relacionamento com fornecedores.
Pensando nisso, é importante contar com tecnologias adequadas, que simplifiquem esse processo e facilitem o controle de requisitos e atividades junto aos fornecedores. O controle exige uma troca eficiente das informações e documentos.
Igualmente, requer a organização dos dados para que as pendências, projetos e colabores sejam visíveis para a equipe de gestão.
Requisitos que a gestão de terceiros precisa controlar junto aos fornecedores
- Conformidade com a legislação trabalhista, previdenciária e fiscal;
- Garantia da segurança no trabalho;
- Alocação de pessoas capacitadas para as atividades;
- Realização de entregas dentro dos padrões de qualidade;
- Cumprimento dos prazos negociados entre as partes.
O que é a BexUp
A BexUp é uma plataforma inovadora de gestão de riscos na terceirização. Além disso, oferece soluções próprias e de parceiros para maximizar a produtividade, assim como para fortalecer o relacionamento com fornecedores.
A tecnologia é 100% online. Não há necessidade de investir em máquinas robustas, tampouco dores de cabeça com licenças e atualizações de software para contar com as soluções.
Por que contar com o chat integrado?
A comunicação é rápida e eficaz com o chat integrado da BexUp. Essa solução possibilita uma comunicação direta com os fornecedores, mantendo as informações centralizadas na plataforma.
Agilidade na troca de documentos e informações
A gestão terá disponibilidade de informações e rápido acesso aos documentos. Na plataforma, são centralizadas todas as atividades, além de serviços que facilitam a entrega e validação dos dados.
Um exemplo é a análise automatizada de documentos. Por meio da inteligência artificial, é possível verificar a conformidade dos dados, etiquetar os documentos e realizar o arquivamento, com automação de processos.
Assim, a gestão consegue lidar com o desafio de receber e conferir dados no relacionamento com fornecedores. Logo, tem mais facilidade para controlar os requisitos e mitigar riscos no processo.
Quais são os benefícios do BexUp para a comunicação com fornecedores?
As soluções do BexUp simplificam a comunicação e oferecem diversos benefícios.
Auxilia na monitorização de processos, projetos e prazos
A comunicação deixa de ser realizada por canais diversos e aleatórios, como e-mail, telefone e aplicativos. Tudo é centralizado em uma única plataforma.
Nesse canal, os fornecedores mantêm a gestão atualizada sobre status de tarefas e andamentos dos projetos. Além disso, podem rapidamente usar o chat para informar imprevistos e incidentes.
Também é possível acompanhar a operação por meio do contato direto com o fornecedor, via chat integrado. São diferentes formas de monitorar ativamente processos, projetos e prazos.
Evita atrasos e garante transparência nas operações
A comunicação permite que as pessoas mais facilmente negociem prazos e estabeleçam regras para facilitar o relacionamento com fornecedores. Empresas e fornecedores estarão em contato para informar obstáculos ao sucesso das tarefas, podendo cooperar para evitar atrasos nas entregas.
Igualmente, as negociações de prazos e informações encaminhadas são mecanismos de transparência entre as partes. Ambas sabem o que foi acordo, cumprido, descumprido, assim como as informações enviadas e recebidas durante a comunicação.
Gera notificações em tempo real sobre atualizações e novidades dos fornecedores
A comunicação na BexUp conta com automações inteligentes para tornar a gestão de terceiros mais produtiva. Entre as ferramentas, a pessoa responsável recebe notificações e atualizações sobre as novidades dos fornecedores.
Não é preciso fazer o acompanhamento manual. Caso o fornecedor envie uma mensagem, documento ou informação, a gestão é alertada automaticamente.
E não para por aí
Outra vantagem é a plataforma estar organizada de maneira intuitiva para oferecer diferentes visões sobre o relacionamento com fornecedores:
- Projetos — reúne as atividades desempenhadas;
- Pendências — lista todas as exigências que ainda não foram atendidas;
- Colaboradores — permite visualizar a situação de cada pessoa;
- Agenda de risco — centraliza o agendamento e acompanhamento de atividade de riscos;
- Treinamentos — permite acompanhar as capacitações.
A gestão de terceiros consegue total controle sobre os requisitos. Logo, mitiga riscos legais, operacionais e financeiros.
Assessora a gestão e permite a tomada decisões rápidas
Todo o fluxo de trabalho está gerenciado em dashboards digitais. Com isso, as informações sobre os fornecedores, equipes, projetos, fluxos de trabalho, são amplamente disponíveis para tomada de decisões.
Outra característica é a facilidade para acessar as informações. Há filtros e categorias personalizáveis para localizar pendências, pessoas e outros dados com mais agilidade e eficiência.
O conhecimento oferecido pelos dados sobre projetos, colaboradores e pendências é complementado com os chats integrados. Há todo o apoio necessário para tomar decisões assertivas.
Mantém um registro completo de todas as conversas e incidentes
A comunicação com fornecedores documenta os acontecimentos. Afinal, nos chats integrados, estão os registros detalhados do andamento e dos incidentes ao longo do processo.
Essas conversas facilitam a melhoria dos processos. É possível combinar indicadores, como cumprimento de prazos e resolução de problemas no primeiro contato, com informações qualitativas presentes na comunicação entre empresa e fornecedor.
Permite acessar facilmente o histórico de comunicação
O histórico de comunicação pode ser facilmente acessado ao consultar as conversas. Além disso, é possível acompanhar os registros relacionados às categorias, como movimentações de colaboradores, solução de pendências e andamento de projetos.
A BexUp é o que a sua empresa precisa no relacionamento com fornecedores
A BexUp elimina uma série de etapas e traz automação para o processo. As partes alimentam a plataforma com os documentos e informações sobre projetos, pessoas, treinamentos, atividades de risco e pendências.
Com os dados disponíveis, a gestão pode fazer o autoatendimento, consultando as informações sem a necessidade de novas solicitações. Igualmente, os fornecedores podem, conforme seus limites de acesso, verificar as tarefas que precisam ser cumpridas.
Sendo assim, o relacionamento com fornecedores deixa de ser lento e burocrático. A gestão tem ferramentas corretas para controlar o atendimento dos requisitos legais e operacionais das atividades, assim como para fornecer orientações e remover barreiras e facilitar o trabalho dos parceiros.
Agende uma demonstração da BexUp e melhore a comunicação com seus fornecedores
