A automatização e as novas tecnologias transformaram a gestão de terceiros. Mesmo em operações complexas, podemos mitigar riscos de segurança e conformidade, assim como controlar a qualidade, com ferramentas de automatização.
Quando aplicada corretamente, a tecnologia oferece mais segurança e produtividade aos processos. É possível facilitar o cumprimento de prazos, o controle do vencimento de documentos e a identificação de fraudes, entre outros benefícios.
Descubra 5 dicas para aplicar a automação de processos na gestão de terceiros e alcance resultados expressivos na sua empresa!
1. Primeira dica para gerar automatização: implemente fluxos de trabalho digitais (workflows)
A visibilidade é uma chave para gerenciar riscos e garantir a qualidade dos serviços terceirizados. Contratos, documentos, capacitação das pessoas, cumprimento de obrigações e outros aspectos precisam ser enxergados. Só assim, entendemos o que está acontecendo para decidir.
Um fluxo de trabalho digital coloca todas as atividades em uma sequência lógica até as entregas. Os papéis e os requisitos das etapas se tornam visíveis para as partes interessadas. Com isso, a gestão de terceiros consegue acompanhar e direcionar o trabalho com mais eficiência.
Benefícios do Workflow quanto à automatização
- Entender as responsabilidades em cada etapa;
- Acompanhar o progresso das tarefas;
- Melhorar a comunicação entre todas as partes;
- Simplificar a mensuração dos resultados;
- Facilitar o controle e melhoria das etapas.
A automatização oferece dinâmica. O que está acontecendo é espelhado na plataforma digital com informações enviadas pelos usuários, como fornecedores, escritórios de retaguarda e prestadores de serviço. Logo, a gestão entende o que se passa na operação e pode intervir com mais agilidade.]
2. Adote a automatização da comunicação
Podemos automatizar diversas comunicações. São casos em que se uma pessoa precisasse realizar contato com a outra, por telefone, e-mail ou mensagem, o processo seria mais lento e burocrático.
Exemplos de automatização da comunicação na gestão de terceiros
- Envio de informações cadastrais, certidões, exames médicos e suas atualizações;
- Comunicados sobre presença, conclusão de serviços e movimentações das pessoas;
- Acesso a documentos e relatórios sobre questões administrativas, operacionais, jurídicas, etc.
- Notificações e lembretes sobre prazos, delegação de tarefas, agendamentos, etc.
A automatização torna a informação disponível com uma parte enviando os dados para o sistema. Por exemplo, a gestão não precisa entrar em contato com os fornecedores para saber quais pessoas estão de férias, se os documentos foram entregues e se os pagamentos estão em dia. A tecnologia padroniza e centraliza a comunicação.
3. Tenha lembretes e notificações para os eventos relevantes do processo
Realizar a gestão de terceiros é conviver com um alto volume de tarefas. As lideranças precisam realizar diversas ações de controle. Sem contar que a carga de trabalho é ainda maior quando a empresa cresce, e a operação complexa.
Outra característica é que existem relações de dependência entre as tarefas. No fluxo de trabalho, uma pessoa frequentemente precisa aguardar a conclusão das tarefas de outra. Só então começa a sua atuação no processo.
Principais lembretes e notificações automatizadas
- Datas de vencimento dos contratos;
- Exigências de leis, procedimentos e políticas aplicáveis às empresas;
- Solicitações de atualizações de documentos, contratos e outras informações;
- Andamento dos serviços e cumprimento de etapas;
- Datas de pagamento.
Lembretes e notificações automatizadas são importantes para as pessoas serem informadas sobre o andamento do processo. Além disso, alertam sobre pendências e ações necessárias, mitigando os riscos de descumprimentos de obrigações e prazos.
4. Implemente um software de gestão de terceiros e obtenha muito mais automatização
As automatizações eliminam diversas tarefas burocráticas ao longo do processo e agregam novas funções para facilitar o controle. Nesse contexto, um software de gestão de terceiros é um diferencial.
Em primeiro lugar, as ferramentas são centralizadas em uma plataforma. Comunicação, fluxo de trabalho, notificações, cadastros de pessoas terceirizadas, contratos, tudo é gerenciado em um único repositório de soluções.
Outra vantagem: aderência da tecnologia às atividades
Uma solução específica é criada para resolver os desafios da gestão de terceiros. Logo, contará com ferramentas adaptadas às particularidades desse processo.
Um exemplo é gerenciar riscos. Para evitar problemas de conformidade, as empresas precisam analisar uma série de documentos e seguir normas trabalhistas, previdenciárias e tributárias específicas. Então, a gestão pode se beneficiar de funcionalidades adequadas para esse contexto.
5. Use a inteligência artificial na gestão de terceiros e atinja a automação de processos
A inteligência artificial é uma revolução na gestão de terceiros. Essa tecnologia possibilita a análise rigorosa de contratos, documentos e outras informações, com automatização e escalabilidade. Assim, é possível identificar divergências com agilidade e eficiência em operações simples e complexas.
Controlar o vencimento dos documentos, identificar fraudes e acompanhar prazos são atividades que poderiam ser feitas por pessoas. Contudo, isso tem custos e gera riscos à medida que a operação cresce. Isso porque, é natural que as empresas não disponham de uma equipe suficiente para avaliar, caso a caso, em um tempo adequado.
A inteligência artificial consegue avaliar cada um dos documentos e contratos sem recorrer às técnicas de amostragem. Essa tecnologia mitiga os riscos à medida que audita e acompanha todas as relações com pessoas terceirizadas. É uma solução que reduzirá significativamente as fraudes, inconsistências e atrasos.
Maximize a eficiência através da automação de processos
Como podemos ver ao longo do artigo, a automatização de processos exige o cumprimento de requisitos de tecnologia. Ter um workflow poderoso, centralizar a comunicação, enviar lembretes e notificações, reunir ferramentas em uma única central de comando e aplicar a inteligência artificial, são exemplos.
Em resumo, a automatização de processos gera resultados expressivos. Mitigar riscos de acidentes, compliance, segurança da informação, assim como obter bons resultados operacionais e financeiros são alguns deles. Então, não deixe de contar com a tecnologia correta para transformar a gestão de terceiros da sua empresa.
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