O processo de homologação de fornecedores tem por objetivo avaliar os prestadores de serviços de uma determinada organização de acordo com critérios definidos pela empresa contratante. Esta avaliação busca principalmente dar uma maior confiança e segurança na contratação de serviços, produtos e matérias-primas.
Muitos são os critérios que necessitam ser abordados e aqui destacamos alguns parâmetros essenciais, como: saúde financeira estável, antecedentes consistentes, regularidade fiscal, idoneidade jurídica e qualificações técnicas.
A avaliação destes parâmetros deve ser assertiva e indicar os principais riscos envolvidos, exigindo um bom desempenho em todas as fases do projeto. Uma etapa muito importante neste processo é a definição de quais documentos devem compor o escopo desta análise, este conjunto de informações precisa estar de acordo com os critérios estabelecidos e o propósito da organização.
Elencamos aqui algumas dicas importantes que consideramos essenciais para uma definição assertiva em escopos de homologação e que podem te auxiliar na correta exigência das documentações necessárias:
1- Estar alinhado com o propósito da organização
O setor responsável pelo processo de prestação de serviços, deve estar alinhado com o propósito, a visão e os valores da organização, sempre buscando concretizar tais princípios na determinação de uma cadeia de fornecedores que gere valor para todos os envolvidos.
2- Definição clara e objetiva dos requisitos para análise
A contratante precisa estar ciente de quais requisitos necessitam ser atendidos. Perguntas que precisam ser respondidas neste momento, são: Por que estes critérios serão avaliados? Quais parâmetros serão considerados: financeiro, fiscal, jurídico, técnicos e dentre outros? Quais documentos devem ser exigidos?
3- Conheça a legislação específica que regulamenta o setor/atividade
É extremamente importante que a exigência da documentação possa ser traduzida no atendimento dos requisitos legais que regula a natureza de cada prestação de serviço.
4- Esteja em consonância com as boas práticas de mercado
Em um mundo corporativo cada vez mais competitivo é interessante e agrega valor para a empresa, desenvolver ações voltadas ao cumprimento de boas práticas de mercado, busque conhecer o que seus parceiros e concorrentes estão fazendo além daquilo que são exigidos e que gera notoriedade, qualidade e excelência em suas operações.
5- Comunicação assertiva com todos os envolvidos
A comunicação é substancial para o sucesso de cada processo dentro de uma organização e não seria diferente com a terceirização, procure abranger nas ações de comunicação todos os setores envolvidos de acordo com cada prestação de serviço, tenha um alinhamento muito seguro e coerente com os setores financeiro, jurídico e técnico de acordo com sua operação; sempre que for necessário evidencie cada tomada de decisão que possa gerar algum impacto no escopo de homologação e em seus documentos.
6- Tenha uma gestão de terceiros baseada em riscos
Conhecer os riscos envolvidos em cada prestação de serviço garante uma cadeia de fornecedores madura, sólida e que gera valor significativo para todas as partes interessadas.
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