Quando aplicada corretamente, a tecnologia oferece mais segurança e produtividade aos processos. É possível facilitar o cumprimento de prazos, o controle do vencimento de documentos e a identificação de fraudes, entre outros benefícios.

Descubra 5 dicas para aplicar a automação de processos na gestão de terceiros e alcance resultados expressivos na sua empresa!

1. Primeira dica para gerar automatização: implemente fluxos de trabalho digitais (workflows)

A visibilidade é uma chave para gerenciar riscos e garantir a qualidade dos serviços terceirizados. Contratos, documentos, capacitação das pessoas, cumprimento de obrigações e outros aspectos precisam ser enxergados. Só assim, entendemos o que está acontecendo para decidir.

Um fluxo de trabalho digital coloca todas as atividades em uma sequência lógica até as entregas. Os papéis e os requisitos das etapas se tornam visíveis para as partes interessadas. Com isso, a gestão de terceiros consegue acompanhar e direcionar o trabalho com mais eficiência.

Benefícios do Workflow quanto à automatização

• Entender as responsabilidades em cada etapa;
• Acompanhar o progresso das tarefas;
• Melhorar a comunicação entre todas as partes;
• Simplificar a mensuração dos resultados;
• Facilitar o controle e melhoria das etapas.

A automatização oferece dinâmica. O que está acontecendo é espelhado na plataforma digital com informações enviadas pelos usuários, como fornecedores, escritórios de retaguarda e prestadores de serviço. Logo, a gestão entende o que se passa na operação e pode intervir com mais agilidade.]

2. Adote a automatização da comunicação

Podemos automatizar diversas comunicações. São casos em que se uma pessoa precisasse realizar contato com a outra, por telefone, e-mail ou mensagem, o processo seria mais lento e burocrático.

Exemplos de automatização da comunicação na gestão de terceiros

• Envio de informações cadastrais, certidões, exames médicos e suas atualizações;
• Comunicados sobre presença, conclusão de serviços e movimentações das pessoas;
• Acesso a documentos e relatórios sobre questões administrativas, operacionais, jurídicas, etc.
• Notificações e lembretes sobre prazos, delegação de tarefas, agendamentos, etc.

A automatização torna a informação disponível com uma parte enviando os dados para o sistema. Por exemplo, a gestão não precisa entrar em contato com os fornecedores para saber quais pessoas estão de férias, se os documentos foram entregues e se os pagamentos estão em dia. A tecnologia padroniza e centraliza a comunicação.

3. Tenha lembretes e notificações para os eventos relevantes do processo

Realizar a gestão de terceiros é conviver com um alto volume de tarefas. As lideranças precisam realizar diversas ações de controle. Sem contar que a carga de trabalho é ainda maior quando a empresa cresce, e a operação complexa.

Outra característica é que existem relações de dependência entre as tarefas. No fluxo de trabalho, uma pessoa frequentemente precisa aguardar a conclusão das tarefas de outra. Só então começa a sua atuação no processo.

Principais lembretes e notificações automatizadas

• Datas de vencimento dos contratos;
• Exigências de leis, procedimentos e políticas aplicáveis às empresas;
• Solicitações de atualizações de documentos, contratos e outras informações;
• Andamento dos serviços e cumprimento de etapas;
• Datas de pagamento.

Lembretes e notificações automatizadas são importantes para as pessoas serem informadas sobre o andamento do processo. Além disso, alertam sobre pendências e ações necessárias, mitigando os riscos de descumprimentos de obrigações e prazos.

4. Implemente um software de gestão de terceiros e obtenha muito mais automatização

As automatizações eliminam diversas tarefas burocráticas ao longo do processo e agregam novas funções para facilitar o controle. Nesse contexto, um software de gestão de terceiros é um diferencial.

Em primeiro lugar, as ferramentas são centralizadas em uma plataforma. Comunicação, fluxo de trabalho, notificações, cadastros de pessoas terceirizadas, contratos, tudo é gerenciado em um único repositório de soluções.

Outra vantagem: aderência da tecnologia às atividades

Uma solução específica é criada para resolver os desafios da gestão de terceiros. Logo, contará com ferramentas adaptadas às particularidades desse processo.

Um exemplo é gerenciar riscos. Para evitar problemas de conformidade, as empresas precisam analisar uma série de documentos e seguir normas trabalhistas, previdenciárias e tributárias específicas. Então, a gestão pode se beneficiar de funcionalidades adequadas para esse contexto.

5. Use a inteligência artificial na gestão de terceiros e atinja a automação de processos

A inteligência artificial é uma revolução na gestão de terceiros. Essa tecnologia possibilita a análise rigorosa de contratos, documentos e outras informações, com automatização e escalabilidade. Assim, é possível identificar divergências com agilidade e eficiência em operações simples e complexas.

Controlar o vencimento dos documentos, identificar fraudes e acompanhar prazos são atividades que poderiam ser feitas por pessoas. Contudo, isso tem custos e gera riscos à medida que a operação cresce. Isso porque, é natural que as empresas não disponham de uma equipe suficiente para avaliar, caso a caso, em um tempo adequado.

A inteligência artificial consegue avaliar cada um dos documentos e contratos sem recorrer às técnicas de amostragem. Essa tecnologia mitiga os riscos à medida que audita e acompanha todas as relações com pessoas terceirizadas. É uma solução que reduzirá significativamente as fraudes, inconsistências e atrasos.

Maximize a eficiência através da automação de processos

Como podemos ver ao longo do artigo, a automatização de processos exige o cumprimento de requisitos de tecnologia. Ter um workflow poderoso, centralizar a comunicação, enviar lembretes e notificações, reunir ferramentas em uma única central de comando e aplicar a inteligência artificial, são exemplos.

Em resumo, a automatização de processos gera resultados expressivos. Mitigar riscos de acidentes, compliance, segurança da informação, assim como obter bons resultados operacionais e financeiros são alguns deles. Então, não deixe de contar com a tecnologia correta para transformar a gestão de terceiros da sua empresa.

Dica Bônus: conte com a BexUp na automatização da gestão de terceiros

A BexUp é uma plataforma especializada, desenhada para surpreender as empresas com soluções de inovação. Para isso, oferece as ferramentas corretas para controlar riscos, economizar tempo e ter acesso aos dados que importam na gestão de terceiros e o melhor, o acesso é 100% online. 

Conheça agora mesmo a BexUp e agende uma demonstração dos serviços

Uma comunicação eficaz favorece o tráfego de informações e documentos para cumprir as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Também influencia prazos e adequação das atividades aos padrões de qualidade.

Neste conteúdo, conheça as soluções da BexUp para uma comunicação eficaz e simplifique a gestão de terceiros!

A importância da comunicação eficaz no relacionamento com fornecedores

Caso a empresa não acompanhe as atividades, nascem riscos operacionais, legais e financeiros. É possível desde receber entregas insatisfatórias até sofrer processos judiciais por falhas no cumprimento da legislação e acidentes de trabalho. Por esses motivos, a comunicação é essencial no relacionamento com fornecedores. 

Pensando nisso, é importante contar com tecnologias adequadas, que simplifiquem esse processo e facilitem o controle de requisitos e atividades junto aos fornecedores. O controle exige uma troca eficiente das informações e documentos. 

Igualmente, requer a organização dos dados para que as pendências, projetos e colabores sejam visíveis para a equipe de gestão.

Requisitos que a gestão de terceiros precisa controlar junto aos fornecedores

• Conformidade com a legislação trabalhista, previdenciária e fiscal;
• Garantia da segurança no trabalho;
• Alocação de pessoas capacitadas para as atividades;
• Realização de entregas dentro dos padrões de qualidade;
• Cumprimento dos prazos negociados entre as partes.

O que é a BexUp

A BexUp é uma plataforma inovadora de gestão de riscos na terceirização. Além disso, oferece soluções próprias e de parceiros para maximizar a produtividade, assim como para fortalecer o relacionamento com fornecedores.

A tecnologia é 100% online. Não há necessidade de investir em máquinas robustas, tampouco dores de cabeça com licenças e atualizações de software para contar com as soluções.

Por que contar com o chat integrado?

A comunicação é rápida e eficaz com o chat integrado da BexUp. Essa solução possibilita uma comunicação direta com os fornecedores, mantendo as informações centralizadas na plataforma.

Agilidade na troca de documentos e informações

A gestão terá disponibilidade de informações e rápido acesso aos documentos. Na plataforma, são centralizadas todas as atividades, além de serviços que facilitam a entrega e validação dos dados.

Um exemplo é a análise automatizada de documentos. Por meio da inteligência artificial, é possível verificar a conformidade dos dados, etiquetar os documentos e realizar o arquivamento, com automação de processos.

Assim, a gestão consegue lidar com o desafio de receber e conferir dados no relacionamento com fornecedores. Logo, tem mais facilidade para controlar os requisitos e mitigar riscos no processo.

Quais são os benefícios do BexUp para a comunicação com fornecedores?

As soluções do BexUp simplificam a comunicação e oferecem diversos benefícios.

Auxilia na monitorização de processos, projetos e prazos

A comunicação deixa de ser realizada por canais diversos e aleatórios, como e-mail, telefone e aplicativos. Tudo é centralizado em uma única plataforma.

Nesse canal, os fornecedores mantêm a gestão atualizada sobre status de tarefas e andamentos dos projetos. Além disso, podem rapidamente usar o chat para informar imprevistos e incidentes.

Também é possível acompanhar a operação por meio do contato direto com o fornecedor, via chat integrado. São diferentes formas de monitorar ativamente processos, projetos e prazos.

Evita atrasos e garante transparência nas operações

A comunicação permite que as pessoas mais facilmente negociem prazos e estabeleçam regras para facilitar o relacionamento com fornecedores. Empresas e fornecedores estarão em contato para informar obstáculos ao sucesso das tarefas, podendo cooperar para evitar atrasos nas entregas.

Igualmente, as negociações de prazos e informações encaminhadas são mecanismos de transparência entre as partes. Ambas sabem o que foi acordo, cumprido, descumprido, assim como as informações enviadas e recebidas durante a comunicação.

Gera notificações em tempo real sobre atualizações e novidades dos fornecedores

A comunicação na BexUp conta com automações inteligentes para tornar a gestão de terceiros mais produtiva. Entre as ferramentas, a pessoa responsável recebe notificações e atualizações sobre as novidades dos fornecedores.

Não é preciso fazer o acompanhamento manual. Caso o fornecedor envie uma mensagem, documento ou informação, a gestão é alertada automaticamente.

E não para por aí

Outra vantagem é a plataforma estar organizada de maneira intuitiva para oferecer diferentes visões sobre o relacionamento com fornecedores:

• Projetos — reúne as atividades desempenhadas;
• Pendências — lista todas as exigências que ainda não foram atendidas;
• Colaboradores — permite visualizar a situação de cada pessoa;
• Agenda de risco — centraliza o agendamento e acompanhamento de atividade de riscos;
• Treinamentos — permite acompanhar as capacitações.

A gestão de terceiros consegue total controle sobre os requisitos. Logo, mitiga riscos legais, operacionais e financeiros.

Assessora a gestão e permite a tomada decisões rápidas

Todo o fluxo de trabalho está gerenciado em dashboards digitais. Com isso, as informações sobre os fornecedores, equipes, projetos, fluxos de trabalho, são amplamente disponíveis para tomada de decisões.

Outra característica é a facilidade para acessar as informações. Há filtros e categorias personalizáveis para localizar pendências, pessoas e outros dados com mais agilidade e eficiência.

O conhecimento oferecido pelos dados sobre projetos, colaboradores e pendências é complementado com os chats integrados. Há todo o apoio necessário para tomar decisões assertivas.

Mantém um registro completo de todas as conversas e incidentes

A comunicação com fornecedores documenta os acontecimentos. Afinal, nos chats integrados, estão os registros detalhados do andamento e dos incidentes ao longo do processo.

Essas conversas facilitam a melhoria dos processos. É possível combinar indicadores, como cumprimento de prazos e resolução de problemas no primeiro contato, com informações qualitativas presentes na comunicação entre empresa e fornecedor.

Permite acessar facilmente o histórico de comunicação

O histórico de comunicação pode ser facilmente acessado ao consultar as conversas. Além disso, é possível acompanhar os registros relacionados às categorias, como movimentações de colaboradores, solução de pendências e andamento de projetos.

A BexUp é o que a sua empresa precisa no relacionamento com fornecedores

A BexUp elimina uma série de etapas e traz automação para o processo. As partes alimentam a plataforma com os documentos e informações sobre projetos, pessoas, treinamentos, atividades de risco e pendências.

Com os dados disponíveis, a gestão pode fazer o autoatendimento, consultando as informações sem a necessidade de novas solicitações. Igualmente, os fornecedores podem, conforme seus limites de acesso, verificar as tarefas que precisam ser cumpridas.

Sendo assim, o relacionamento com fornecedores deixa de ser lento e burocrático. A gestão tem ferramentas corretas para controlar o atendimento dos requisitos legais e operacionais das atividades, assim como para fornecer orientações e remover barreiras e facilitar o trabalho dos parceiros.

Agende uma demonstração da BexUp e melhore a comunicação com seus fornecedores

Monitorar a atuação dos fornecedores cada vez mais se revela como uma ação estratégica para o negócio. Não é rara a divulgação de notícias que relatam prejuízos para a empresa contratante decorrente de situações envolvendo terceirizadas e por isso a palavra de ordem para as corporações é: prevenção.

Como implantar um projeto de Gestão de Terceiros?

O significado da palavra implantar pode ter vários significados: inserir uma coisa em outra, fixar, dar início, estabelecer, introduzir, levantar, hastear, etc. No meio corporativo, a implantação está ligada ao início de um projeto, levantamento dos objetivos, definição das estratégias e do cronograma a ser cumprido.

Primeiramente as empresas precisam levantar quais riscos pretendem mitigar, o que é mais relevante para seu negócio, considerando, inclusive, o momento que a empresa vive, a sua realidade.

Tendo definido isso, divulgar com o público interno que estará envolvido nesse processo, geralmente RH, DP, Jurídico, Suprimentos, EHS, ESG, Direção, e contar com o apoio deles para o levantamento de quais itens são imprescindíveis de serem avaliados e considerados em uma proposta. Após essa ação, criar um comitê interno para o acompanhamento da implantação.

Com o comitê formado, é o momento de eleger quais fornecedores participarão do projeto. A escolha está relacionada a diversos fatores, valor de faturamento, porte da empresa, tempo de prestação de serviço, criticidade para o empreendimento, etc. Iniciar o processo de forma estratégica, simples é importante para o sucesso do projeto.

Quando fica claro para a empresa a relevância do acompanhamento dos fornecedores logo surge a questão: “Como iniciar o processo de gestão de riscos com terceiros?”, é uma dúvida bastante pertinente, pois lidar com relações entre pessoas jurídicas envolve uma série de fatores que acima de tudo exigem responsabilidade e seriedade. Visando trazer orientações quanto a maneira de iniciar a gestão de terceiros, relacionamos alguns aspectos a ser considerados:
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1 – Levante dados e informações

O primeiro passo é coletar informações sobre os fornecedores que atualmente estão prestando serviço. Exemplo: Quantas empresas?, quais empresas?, qual o tipo de serviço?, qual a quantidade de trabalhadores terceirizados?.
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2 – Identifique quais são os problemas

Consiste em observar situações que geram risco a empresa tomadora ou que podem ocasionar danos a alguém. Ex.: Processos trabalhistas, acidentes, multas, autuações, não arquivamento de documentos obrigatórios da terceirizada, ausência de utilização de EPIs, denuncias, etc.
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3 – Se comunique com os fornecedores e público interno

Outro fator importante é a comunicação com os terceiros. Informar sobre o projeto, objetivo e metodologias é importante para garantir parceria e o sucesso do projeto.

Além da comunicação com as terceirizadas, o alinhamento do processo com os responsáveis pela implantação também é necessário. É nesse momento que serão definidos os prazos, as prioridades, particularidades, realizados os treinamentos para utilização completa e de forma estratégica do serviço. Todo alinhamento nesse momento, vai definir o sucesso do projeto ao longo da jornada do cliente.
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4 – Conte com a tecnologia

A utilização de ferramentas tecnológicas pode não só apoiar a gestão de terceiros, mas pode levá-la a um nível mais estratégico, pois viabiliza, agilidade na busca informações, centralização dos dados da gestão, cruzamento de dados, segurança da informação, emissão de relatórios e muito mais.
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5 – Coloque em prática

Consideradas as dicas que norteiam o processo de Gestão de Riscos com Terceiros, faz-se necessário destravar o processo. Isto é, algumas empresas já compreenderam a importância do processo, já sabem os passos a seguir, mas não querem consumar o primeiro passo e depois acabam tendo que realizar ações de emergência que comprometem um bom início para o processo. Por isso é importante não perder tempo, o primeiro passo precisa ser dado, seja convocando reunião, seja notificando os fornecedores ou envolvendo pessoas.

A BexUp atua como empresa parceira, fornecendo toda a tecnologia necessária para nossos clientes e auxiliando na implantação e manutenção do sistema de Gestão de Riscos com Terceiros. Nossa metodologia de trabalho contempla os aspectos mais relevantes na prevenção de passivos decorrentes da terceirização, com uma expertise que nos torna referência no mercado.

Se entender que precisa de apoio nesse sentido, entre em contato conosco.

Resultado deve ser pautado em um objetivo, e a partir daí, a mensuração colabora para se avaliar o quanto você está perto do atingimento.

Na Gestão de Riscos com Terceiros a maioria dos processos acaba se tornando dados, e eles podem ser usados como “retrovisor”, servindo de referência para que você consiga ter uma visão melhor do futuro, atuando de forma preditiva ou como um “para-brisa” no qual te sinaliza o agora.

Veja porque seus dados valem ouro

Mensurar dados é crucial para demonstrar quanto o processo está sendo efetivo ou não, e assim recalcular a rota caso seja necessário. Na Gestão de Terceiros o resultado não se resume apenas a entrega e conformidade dos documentos, mas também em demostrar se o passivo trabalhista está reduzindo, através do uso dos documentos auditados na defesa trabalhista pelo jurídico, desta forma será possível mensurar o valor do ganho através do uso do monitoramento.

Os dados sociais também são muito solicitados internamente, e a empresa que faz a Gestão de Terceiros detém destas informações que são declaradas periodicamente, como: gênero, idade, afastamentos, PCD, etc. Esse tipo de informação é precisa para uso do RH, por exemplo, para promover campanhas ou até mesmo para avaliar se a quantidade de PCD ou Jovem aprendiz está conforme a legislação, obter dados dos motivos de afastamentos: será que tem relação com acidente de trabalho ou pandemia? Porque não comparar se todos os riscos estão sendo considerados e se está havendo o envio recorrente dos documentos referentes a segurança de trabalho, caso não, será que cabe uma calibração para a redução de acidentes? Pontos como estes merecem ser avaliados de perto.

Mensure a dependência financeira do seu fornecedor

Que tal, mensurar a dependência financeira do seu fornecedor? Será que ele é 100% dependente da sua empresa e em um processo de falência vocês podem ter que arcar com o passivo trabalhista? A resposta é sim!

Para colaborar com esse levantamento, a homologação de fornecedores traz esse tipo de informação, e cruzada com a análise trabalhista pode lhe trazer bons insights, como uma falta de pagamento de salários, rescisões sem pagamentos e você como gestor poderá tomar a decisão preventiva de reter ou não um faturamento para cobrir esse prejuízo antecipadamente. Pois se caso a dependência financeira for alta e o fornecedor entrar em um processo de falência, todas as custas do processo, direitos trabalhistas, previdenciários e de segurança passam a ter a contratante/tomador como responsável.

Como mensurar os resultados na Gestão de Riscos com Terceiros

Temos várias possibilidades de metrificar resultados e ganhos com o processo, como: comparação dos colaboradores declarados com os que estão prestando serviços na planta, fraudes, o quão o parceiro está satisfeito, ouvidoria, auditoria interna, previsão de vencimento de documentos, etc. Poderíamos destacar muitas outras formas de mensurar resultados e cruzar estes dados, pois inúmeros são os ganhos. Vejam o quanto a gestão de terceiros é rica em dados que podem ser usados por várias áreas e se bem usados, podem mitigar situações de riscos e reduzir prejuízos financeiros a corporação.

Conte conosco para uma monitoria baseada em dados, insights e resultado. Somos especialistas em Gestão de Terceiros do Brasil, pioneira em tecnologia para Prevenção de Riscos Trabalhistas e Gestão de Riscos com Terceiros.

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Muitos são os critérios que necessitam ser abordados e aqui destacamos alguns parâmetros essenciais, como: saúde financeira estável, antecedentes consistentes, regularidade fiscal, idoneidade jurídica e qualificações técnicas.

A avaliação destes parâmetros deve ser assertiva e indicar os principais riscos envolvidos, exigindo um bom desempenho em todas as fases do projeto. Uma etapa muito importante neste processo é a definição de quais documentos devem compor o escopo desta análise, este conjunto de informações precisa estar de acordo com os critérios estabelecidos e o propósito da organização.

Elencamos aqui algumas dicas importantes que consideramos essenciais para uma definição assertiva em escopos de homologação e que podem te auxiliar na correta exigência das documentações necessárias:

1- Estar alinhado com o propósito da organização

O setor responsável pelo processo de prestação de serviços, deve estar alinhado com o propósito, a visão e os valores da organização, sempre buscando concretizar tais princípios na determinação de uma cadeia de fornecedores que gere valor para todos os envolvidos.

2- Definição clara e objetiva dos requisitos para análise

A contratante precisa estar ciente de quais requisitos necessitam ser atendidos. Perguntas que precisam ser respondidas neste momento, são: Por que estes critérios serão avaliados? Quais parâmetros serão considerados: financeiro, fiscal, jurídico, técnicos e dentre outros? Quais documentos devem ser exigidos?

3- Conheça a legislação específica que regulamenta o setor/atividade

É extremamente importante que a exigência da documentação possa ser traduzida no atendimento dos requisitos legais que regula a natureza de cada prestação de serviço.

4- Esteja em consonância com as boas práticas de mercado

Em um mundo corporativo cada vez mais competitivo é interessante e agrega valor para a empresa, desenvolver ações voltadas ao cumprimento de boas práticas de mercado, busque conhecer o que seus parceiros e concorrentes estão fazendo além daquilo que são exigidos e que gera notoriedade, qualidade e excelência em suas operações.

5- Comunicação assertiva com todos os envolvidos

A comunicação é substancial para o sucesso de cada processo dentro de uma organização e não seria diferente com a terceirização, procure abranger nas ações de comunicação todos os setores envolvidos de acordo com cada prestação de serviço, tenha um alinhamento muito seguro e coerente com os setores financeiro, jurídico e técnico de acordo com sua operação; sempre que for necessário evidencie cada tomada de decisão que possa gerar algum impacto no escopo de homologação e em seus documentos.

6- Tenha uma gestão de terceiros baseada em riscos

Conhecer os riscos envolvidos em cada prestação de serviço garante uma cadeia de fornecedores madura, sólida e que gera valor significativo para todas as partes interessadas.

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